Roller og kompetencer

Roller og kompetencer i vores beboerdemokratiske organ er fastlagt ved lov (Lov om almene boliger). Afdelingsbestyrelsens vigtigste opgave er at varetage afdelingens og alle beboernes interesser.

Dette gør I ved at arbejde konstruktivt med de beslutninger, som afdelingsmødet træffer, og ved at være i dialog med Silkeborg Boligselskabs administration.

I kan ikke selv træffe beslutninger på vegne af afdelingen, men I får stor viden om afdelingens økonomi og drift, og I fungerer som beboernes ambassadører. I kan også stille forslag på afdelingsmødet og dermed få jeres ideer gennemført.

Regler og rettigheder

BL - Danmarks Almene Boliger har lavet en omfattende hjemmeside, hvor I kan få information om, hvad arbejdet i afdelingsbestyrelsen indebærer, herunder de gældende regler, I skal følge.

Afdelingsbestyrelsens grundlæggende opgaver fremgår af loven og det er de samme rettigheder og pligter, der gælder for alle afdelingsbestyrelser i hele landet.

I finder siden her https://bl.dk/raadgivning-og-regler/administration-og-beboerdemokrati/afdelingsbestyrelse/om-afdelingsbestyrelsens-opgaver/

Møder i afdelingsbestyrelsen

Arbejdet i afdelingsbestyrelsen er frivilligt. Derfor bestemmer I selv, hvordan og hvor ofte I mødes.

Selvom formen er fri, er det en god idé at lave en forretningsorden, som sætter rammerne for jeres arbejde, og som I alle er enige om. På den måde sikrer I, at alle emner bliver dækket, og at alle medlemmer i bestyrelsen bliver hørt.

Det gode afdelingsmøde

Det er på afdelingsmødet at de fremmødte kan træffe afgørelser på vegne af hele afdelingen. Det er også her, I godkender budgettet for det kommende år.

Tal sammen om, hvordan I ønsker, at mødet skal forløbe, og hjælp hinanden med at skabe de bedste rammer.

Nedenfor har vi samlet nogle gode råd, og ting I skal være opmærksomme på.

• Indkaldelse - Det er administrationen der indkalder til afdelingsmødet. Indkaldelsen sendes ud senest 5 uger inden mødet. De bestiller også lokale til afdelingsmødet. Er lokalet uden beværtning, vil administrationen også være behjælpsom med bestilling af forplejning. Drikkevarer skal afdelingsbestyrelsen altid selv sørge for.
• Forslag til mødet skal indsendes til administrationen senest 2 uger inden afdelingsmødet (det gælder også forslag, I stiller som afdelingsbestyrelse). Administrationen gennemgår forslagene og sørger at kvalificere dem.
• Endelig dagsorden sendes ud 1 uge inden afdelingsmødet sammen med budgettet og eventuelt indkomne forslag.
• Beretning - Det er en godt ide, at have nedskrevet jeres beretning, således at den kan vedlægges referatet.
• Opstilling til mødet og oprydning efter mødet er som udgangspunkt jeres opgave. Ønsker i hjælp fra administrationen, skal det aftales direkte.
• Aftal indbyrdes hvilke roller, hver enkelt medlem af afdelingsbestyrelsen har på mødet.
• Referat - Medarbejder fra administrationen tilbyder at skrive referatet, men det er også en opgave i selv kan varetage. Referatet vil senest 14 dage efter mødet være at finde på afdelingens side på hjemmesiden.
• Dirigenten vælges på afdelingsmødet. Vi anbefaler at dirigenten er en uvildig person. Det vil sige en person, som ikke selv bor i afdelingen. Det kunne f.eks. være et medlem af organisationsbestyrelsen (der deltager altid et medlem fra organisationsbestyrelsen i afdelingsmødet). Dirigentens rolle er vigtig. Den gode dirigent kan styre mødet og lukke usaglige indlæg ned uden at skabe dårlig stemning.
• Budgettet skal godkendes af afdelingsmødet. Administrationen vil som udgangspunkt fremlægge og besvare spørgsmål.
• Den gode tone - Husk I, afdelingsbestyrelsen, er værter og rollemodeller. Undgå at lade jer rive med eller hidse jer op, hvis en beboer opfører sig dårligt. Byd velkommen og hils på alle.
  
  

Hjælp til budgettet

Brug tid på budgettet - lyder måske ikke så spændende, men når I arbejder med budgettet, får I indblik i og indflydelse på afdelingens udvikling.

Vi har samlet nogle af de vigtigste punkter her og opfordrer jer til at kontakte administration, hvis I har spørgsmål til budgettet.

Jeres budget skal være i balance. Det betyder, at den husleje, I betaler i jeres afdeling også skal bruges i jeres afdeling*. Der er ingen, der skal tjene på huslejen.

Det betyder omvendt også at afdelingen selv skal spare op til den vedligeholdelse, der er nødvendig for at boligerne fortsat kan være attraktive og udlejes.

Udgifterne kan groft opdeles i følgende:

• Faste udgifter -  er skatter, lån og afgifter, som vi ikke kan gøre noget ved
• Opsparingen - (henlæggelser) skal bruges til planlagt vedligeholdelse.
• Fællesudgifter -  er det I deler. For eksempel udvendig belysning
• Drift og service -  er alt det, ejendomsfunktionærerne laver
• I budgettet kan der også sættes penge af til fællesskabet. For eksempel en sommerfest eller lignende.

Har I spørgsmål til budgettet kan i altid gennemgå det med administrationen.

* Alle husstande betaler et administrationsgebyr til Silkeborg Boligselskab, som dækker udgifterne til den fælles administration og de funktioner, som er nødvendige for at vi alle sammen kan overholde regler og love. Samt at vi kan lave fælles løsninger til gavn for alle.

Sådan bliver budgettet til

Arbejdet med budgettet begynder på den årlige 'Markvandring'. Her går I en tur i afdelingen sammen med driften og får mulighed for at se, hvilke arbejder der er planlagt for de kommende år.

Alle de arbejder, der indgår i jeres planlagte vedligeholdelsesplan (DV-planen), skal betales af jeres opsparing.

Jeres afdeling må ikke 'spare for lidt op', så der kommer til at mangle penge til fremtidige vedligeholdelsesarbejder.

Når vedligeholdelsesplanen er opdateret, udarbejder administrationen et udkast til jeres budget for det kommende år.

Budgettet sendes altid først til gennemsyn ved afdelingsbestyrelsen, hvor der er mulighed for at stille spørgsmål til administrationen. Budgettet skal endelig godkendes på afdelingsmødet.

Markvandring

I det tidlige forår bliver I inviteret med på den årlige ’markvandring’, hvor I sammen med driften skal gennemgå jeres afdeling –både udearealer og bygninger.

Markvandringen er en del af forarbejdet til den drifts- og vedligeholdelsesplan (DV-plan), som fastlægger alle nødvendige arbejder 30 år frem i tiden i jeres afdeling.

Silkeborg Boligselskabs driftsafdeling har lavet udkastet til DV-planen, men på markvandringen har I mulighed for at supplere med jeres viden og ønsker.

DV-planen er også udgangspunktet for jeres budget i afdelingen (og dermed huslejeudvikling) – det er derfor vigtigt, at I deltager aktivt med input og jeres viden omkring afdelingens stand.

Forbered jer til markvandringen, for eksempel på et bestyrelsesmøde. I kan også opfordre beboerne til at komme med input til jer.

Selv om DV-planen er baseret på en professionel, teknisk og faglig gennemgang af jeres afdeling, og at planen skal granskes af eksterne byggesagkyndige – så er jeres input vigtige. Det er for eksempel jer, der ved om legepladserne matcher behovene i afdelingen, om træer og buske er ved at vokse sig for store eller om der er forhold inde i boligerne, som trænger til udbedringer.